Makalah Genesis Proyek Baru

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Manajemen adalah Aktifitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksusdkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.

Semakin maju peradaban manusia, semakin semakin canggih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumber daya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen proyek.

Sebelum seorang manajer proyek dapat melangkah lebih jauh dalam konsep kerja manajemen proyek, syarat utama yang harus dijalankan adalah menetapkan keberadaan proyek sesuai dengan proses kelahiran proyek  atau Genesis Proyek tersebut.

1.2.  Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1)      Apa itu Genesis Proyek ?

2)      Bagaimana konsep kerja manajemen proyek ?

3)      Bagaimana proses kelahiran proyek ?

4)      Bagaimana Fase-fase Proyek dalam Genesis Proyek?

1.3.  Batasan Masalah

Agar permasalahan yang yang dikaji lebih terarah dan mendalam, maka masalah yang dibahas adalah :

1)      Konsep Kerja Manajemen Proyek

2)      Proses Kelahiran Proyek

3)      Fase Proyek

4)      Studi Kasus Proyek

1.4.  Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan informasi kepada pembaca tentang Genesis Proyek dan Perkembangan Manajemen Proyek di era saat ini. Selain itu makalah ini juga ditulis guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Proyek.

1.5.  Manfaat

Manfaat dari Penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :

1)      Memberikan informasi kepada pembaca tentang Genesis Proyek dan Perkembangan Manajemen Proyek di era saat ini.

2)      Mengetahui  Konsep Kerja Manajemen Proyek.

3)      Mengetahui tentang proses kelahiran proyek (Genesis Proyek).

4)      Mengetahui tentang Fase Proyek

1.6.  Sistematika Penulisan

Untuk sistematika penulisan dalam makalah ini, penyusun mengacu pada pedoman makalah yang disusun dengan ketentuan sebagai berikut.

BAB I Pendahuluan

Pada bab I berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, tinjauan pustaka dan sistematika penulisan.

BAB II Pembahasan

Bab ini berisikan pembahasan mengenai judul makalah yang telah penyusun angkat, yaitu “Genesis Proyek”.

BAB IV Penutup

Pada bab IV ini berisi kesimpulan dan saran, yaitu kesimpulan topik yang telah dibahas pada bab pembahasan yang memuat secara singkat dan jelas tentang hasil pengamatan dan penelitian. Apabila diperlukan, saran digunakan untuk menyampaikan masalah yang memungkinkan untuk penelitian lebih lanjut yang ditujukan kepada mahasiswa berikutnya yang akan mengangkat topik yang sama.

Daftar Pustaka

Berisi seluruh sumber yang digunakan dalam pembuatan makalah. Daftar pustaka dapat berupa buku, surat kabar, majalah, informasi dari internet dan lain-lain.

BAB 2
PEMBAHASAN

2.1.  Konsep Kerja Manajemen Proyek

Di ruang lingkup manajemen proyek terdapat beberapa bagian penyusunan konsep kerja atau frameworks yang berguna sebagai pemahaman konsep manajemen proyek secara keseluruhan. Bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Manajemen Integrasi di Dalam Proyek

Manajemen Integrasi Proyek adalah komponen terpenting yang mengatur berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek.

b.      Manajemen Ruang Lingkup Proyek

Ruang Lingkup Proyek adalah panduan semua pekerjaan yang dikerjakan dalam rancangan untuk menghasilkan produk proyek sesuai keinginan client.

c.       Manajemen Waktu Proyek

Manajemen Waktu Proyek adalah tahapan dalam proses yang dilakukan selama berjalannya proyek berkaitan dengan penjaminan agar proyek memperhatikan biaya sesuai dengan anggaran dan proyek selesai tepat waktu.

d.      Manajemen Biaya Proyek

Manajemen Biaya Proyek adalah kegiatan yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan sesuai anggaran yang telah disetujui.

e.       Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen Kualitas Proyek adalah prosedur yang dilakukan untuk menjamin proyek agar memenuhi keperluan mengenai kualitas yang telah disepakati.

f.       Manajemen SDM Proyek

Manajemen SDM dalam proyek adalah proses mengkoordinasikan orang-orang yang terlibat dalam pembuatan proyek, sehingga potesi yang dimiliki orang tersebut dapat dimaksimalkan.

g.      Manajemen Komunikasi dalam Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah keahlian yang wajib dimiliki oleh manajer proyek yang bertujuan agar adanya jaminan informasi yang tepat waktu mengenai proyek, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

h.      Manajemen Risiko dalam Proyek

Manajemen Risiko proyek adalah proses mempelajari masalah yang mungkin terjadi, mengaudit bagaimana risiko yang akan mempengaruhi keberhasilan proyek  dan penanganan risiko tersebut.

i.        Manajemen Procurement

Manajemen Procurement adalah proses menegelola untuk memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi.

Gambar  2.1. Bagian Konsep Kerja Manajemen Proyek

                                                                                           

Adanya konsep kerja dalam beberapa bagian diharapkan terciptanya suatu kerja sama antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Dalam suatu keberhasilan proyek adanya faktor-faktor yang menentukan keberhasilan proyek IT dan juga terdapat beberapa halangan yang ada pada proyek IT.

2.2.  Proses Kelahiran Proyek

Seorang manajer proyek yang akan memahami lebih lanjut dalam konsep kerja manajemen proyek, syarat pertama yang harus dilakukan adalah menyetujui keberadaan proyek sesuai dengan proses kejadian proyek tersebut. Sebuah proyek dapat dijalankan dengan adanya berbagai hal seperti berikut :

a.       Tugas dari atasan

b.      Stakeholders, yaitu suatu istilah untuk pihak-pihak yang menunjukkan perhatiaannya pada kelangsungan sebuah proyek.

c.       Permintaan dari client

d.      Inisiatif pelaksana

e.       Kepentingan bisnis

f.       Tuntutan pasar

Masalah yang mungkin terjadi::

a.       Tidak jelas (tujuan, sarana, waktu, biaya)

b.      Hanya mengikuti trend teknologi

Pada pihak clien biasanya hanya mengikuti trend teknologi yang ada tanpa memahami arti sebenarnya dari teknologi tersebut. Client hanya mengharapkan keuntungan dari kemajuan teknologi. Dan inilah tugas terberat dari seorang manajer proyek, yaitu harus mampu menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai  keinginan dari client..

   2.2.1.   Project Charter

Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek. Dokumen project charter berisi mengenai informasi yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini berisi elemen-elemen sebagai berikut:

a.       Nama proyek

b.      Sponsor untuk proyek dan kontak informasi

c.       Manager proyek dan kontak informasi

d.      Tujuan proyek

e.       Penjelasan awal mula proyek

f.       Hasil akhir yang dapat disampaikan dari fase-fase dalam proyek

g.      Strategi global dalam pelaksanaan proyek

h.      Perhitungan waktu kasar

i.        Sarana dan prasarana serta sumberdaya proyek, biaya (kasar), staff, stakeholders.

   2.2.2.   Kegunaan Project Charter

Project charter ini berguna sebagai:

a.       Pendefinisian awal proyek secara jelas

b.      Mengenali atribut-atribut suatu proye;

c.       Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja)

d.      Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya

e.       Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek)

f.       Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:

·         Tanggung jawab bagi manajer

·         Bekerjasama dalam suatu tim

·         Kepemilikan modal bagi sponsor

2.3.  Proyek Fase

Sebuah proyek dibagi ke dalam fase-fase dan setiap fase menghasilkan suatu bentuk hasil nyata tertentu yang dapat digunakan pada fase-fase berikutnya. Setiap fase ditandai dengan selesainya satu atau lebih deliverables. Sebuah deliverable dapat dilihat dan dinilai serta diverifikasikan, contoh: hasil studi kelayakan, desain sistem informasi, ataupun software prototip yang dapat digunakan. Proyek fase ini penting untuk menilai performa proyek sampai secara keseluruhan dan tahap penentuan untuk kelanjutan ke fase berikutnya.

   2.3.1.   Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycles)

Siklus hidup proyek menggambarkan fase-fase global dalam sebuah proyek. Siklus hidup proyek digunakan untuk:

·         Menentukan awal dan akhir dari sebuah proyek.

·         Menentukan kapan studi kelayakan dilakukan.

·         Menentukan tindakan-tindakan transisi.

·         Menentukan pekerjaan teknis apa yang harus dilakukan pada setiap fasenya.

Gambar  2.3. Siklus Hidup Proyek

Pada siklus ini proyek terbagi atas empat fase utama, yaitu:

·         Defining (genesis dan pendefinisian proyek);

·         Planning (perencanaan proyek);

·         Executing (pengimplementasian proyek);

·         Delivering (penyerahan hasil proyek kepada yang berhak).

Sebuah siklus hidup proyek, memiliki sifat-sifat umum seperti di bawah ini:

·         Biaya dan pengalokasian SDM rendah pada awal proyek, tinggi pada saat eksekusi dan turun perlahan hingga akhir proyek.

·         Kemungkinan menyelesaikan proyek terendah (risiko dan ketidakpastian terbesar) pada awal proyek dan kemungkinan sukses semakin besar pada tahap-tahap selanjutnya.

·         Penanam modal (pemberi order) sangat berpengaruh pada awal proyek dalam hal menentukan scope, biaya dan deliverables. Disebabkan: seiring perjalanan proyek banyak hal-hal tak terduga, perubahan-perubahan, dan perbaikan.

2.4.  Studi Kasus Project Charter

Di bawah ini diberikan sebuah kasus tentang pengembangan dan pembangunan sebuah jaringan komputer. Dari kasus tersebut akan dibuat sebuah project charter sebagai langkah awal pelaksanaan proyek.

KASUS: Upgrade Jaringan Komputer

·         Jaringan komputer sebuah perusahaan (contoh: Universitas Dian Nuswantoro) terdiri dari 350 PC memakai OS Windows 7; 10 server Windows Server 2008;

·         Manajemen perusahaan memutuskan untuk meng-upgrade OS semua PC menjadi Windows 10, dan semua server menjadi Windows Server 2016.

·         Nama proyek: Upgrade Sistem Operasi Menuju Windows 10 dan Windows Server 2016 dalam Lingkungan UDINUS.

·         Sponsor proyek: Rektor UDINUS, CISCO Networking.

·         Manajer proyek: Kepala NOC UDINUS.

·         Tim kerja proyek: Network Operation Center UDINUS.

·         Tujuan proyek: Semua OS PC akan di-upgrade ke Windows 10 dan Semua server akan di-upgrade ke Windows Server 2016 dimulai pada bulan Oktober 2017.

·         Kasus Bisnis:

o   Windows 7 telah digunakan selama 5 tahun terakhir ini dalam mengelola bisnis perusahaan.

o   Namun saat ini telah ada produk baru yang memiliki kemampuan jauh lebih baik, yaitu Windows 10.

o   Pekerjaan akan lebih produktif, terkendali, aman, dan lebih user-friendly.

o   Berorientasi teknologi baru seperti: teknologi web-based dalam menunjang informasi di perusahaan.

o   Menggantikan server yang ada dengan platform cloud yang ditunjang oleh teknologi Windows Server 2016.

o   Windows Server 2016 membantu user dalam menemukan sumberdaya dalam jaringan komputer perusahaan, meningkatkan kinerja jaringan, dan pengamanan yang lebih memadai.

·         Hasil Proyek yang Akan Dicapai:

o   Instalasi Windows 10 pada setiap PC

o   Instalasi Windows Server 2016 pada setiap server yang ada.

o   Seluruh instalasi akan selesai pada 20 Desember 2018.

·         Penjadwalan Kasar:

o   Oktober: start test metode pengembangan, menginventarisari aplikasi setiap pemakai PC.

o   November: memulai penggantian (100 user). Mencoba, mendokumentasikan problem dan pemecahannya. Mulai desain Windows Server 2016.

o   Desember:

o   Mulai pelatihan Windows 10 bagi calon user.

o   Sementara itu Windows 10 mulai diinstalasi pada PC mereka.

o   Mengecek masalah-masalah yang mungkin ada, dan helpdesk (support) bagi user. Pengetesan tiga server dengan Windows Server 2016.

o   Januari:

o   Penyelesaian instalasi Windows 10.

o   Mulai menginstalasi Windows Server 2016 dan membangun infrastrukturnya (untuk server-server yang baru) dan inventarisasi problem serta penyelesaian.

o   Instalasi untuk server lainnya dimulai.

o   Pembangunan infrastruktur diperkirakan memakan waktu 4 bulan. Bulan Januari 2018 keseluruhan proyek selesai.

·         Sumber Daya Proyek:

o   Perkiraan biaya: Rp. 800 juta. (termasuk biaya software baru, Windows 10, Windows Server 2016, lisensi, konsultan, pelatihan).

o   Laboratorium pengetesan akan dibooking penuh selama 5 bulan.

o   Konsultansi dari CISCO Networking Consultancy.

·          

BAB 3
PENUTUP

4.1.  Kesimpulan

Di dalam manajemen proyek terdapat bagian-bagian penyusun konsep kerja (frameworks) yang digunakan untuk memahami konsep manajemen proyek. Sebelum seorang manajer proyek dapat melangkah lebih jauh dalam konsep kerja manajemen proyek, syarat utama yang harus dijalankan adalah menetapkan keberadaan proyek sesuai dengan proses kelahiran atau kejadian proyek tersebut. Tugas terberat dari seorang manajer proyek, yaitu harus mampu menyelesaikan proyek pada waktunya dan sesuai dengan keinginan dari pemberi order. Untuk setiap order dalam sebuah proyek, dibutuhkan penyesuaian ruang lingkup (scope) sehingga apa yang harus dihasilkan pada suatu batasan waktu tertentu dapat menjadi jelas.

4.2.  Saran

Manajer proyek harus dapat menentukan keputusan dengan tepat agar mampu menyelesaikan proyek yang kurang sesuai dari rencana awal, namun tetap dalam kerangka waktu yang telah diberikan dan dalam batasan dana yang tersedia.

DAFTAR PUSTAKA

Alianto, H., & Wijaya, S. F. (2014, Mei 09). BINUS UNIVERSITY. Diambil kembali dari BINUS UNIVERSITY: https://sis.binus.ac.id/2014/05/09/project-scope-management/

Karaini, A. A. (-). Pengantar Manajemen Proyek. Jakarta: Universitas Gunadarma.

Subhan, Muhammad. 2003. “Kriteria Keberhasilan Proyek”. Diambil dari   http://subhanhouse.com

Heryanto,Imam.Totok Triwibowo,2009, “Manajemen Proyek Teknologi Informasi”, Informatika